BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan dan kegagalan perusahaan. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF-nya.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perushaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memsan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.
Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer – manajemen hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif – data warehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak khusus, yang disebut OLAP (on-line analyitical processing) telah dikembangkkan untuk memberikan informasi kepada para pengguna data warehouse dalam bentuk multidimensional. Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna. Jenis data minning (penambangan data) seperti ini disebut penemuan pengetahuan (knowledge discovery).
B. Rumusan Makalah
Adapun Rumusan makalah pada makalah ini yaitu :
1. Bagaimana Informasi sebagai salah satu faktor penting penentu keberhasilan?
2. Bagaimana Sintem pemrosesan transaksi?
3. Bagaimana tinjauan system?
4. Bagaimana subsistem-subsistem utama dari system distribusi?
5. Bagaimana system yang memenuhi pesanan pelanggan?
6. Bagaimana system yang memesan pesanan pengganti?
7. Bagaimana system yang menjalankan proses buku besar?
8. Bagaimana Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif?
C. Tujuan Makalah
Tujuan makalah ini yaitu:
1. Untuk mengetahui Informasi sebagai salah satu faktor penting penentu keberhasilan?
2. Untuk mengetahui pemrosesan transaksi?
3. Untuk mengetahui tinjauan system?
4. Untuk mengetahui mengetahui subsistem-subsistem utama dari system distribusi?
5. Untuk mengetahui system yang memenuhi pesanan pelanggan?
6. Untuk mengetahui system yang memesan persediaan pengganti?
7. Untuk mengetahui system yang menjalankan proses buku besar?
8. Untuk mengetahui Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif?
BAB II
PEMBAHASAN
A. INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN
Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke organisasi yang lain. Sebagai contoh, dalam industri kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya produksi yang ketat. Dalam industri auransi, CSF diidentifikasikan sebagai pengembangan personel manajemen agen, pengendalian personel administrasi, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi yang baru. Paling tidak, di awal tahun 1960-an semuanya diyakini sebagai CSF.
Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.
B. SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun luar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama yang dipasang pada komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950-an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing – EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
Model sistem pemrosesan transaksi merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Unsur-unsur input, transformasi dan output dari sistem fisik perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan kemudian dimasukkan kedalam basis data. Peranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan.
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya system informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. Sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
Salah satu contoh yang baik dari system pemrosesan transaksi adalah system yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi – perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Kita akan menyebut system seperi ini sebagai suatu system distribusi (distribution system). Ketika mempelajari sistem ini, akan lebih mudah jika kita membayangkan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti produsen, distributor atau pedagang eceran. Selain itu, sistem distribusi juga dapat ditemukan pada organisasi-organisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit-rumah sakit serta pada badan-badan pemerintahan seperti militer dan perpajakan. Semua organisasi, dalam satu bentuk dan lainnya, bergerak dalam bidang bisnis distribusi. Ingatlah pula bahwa anda kemungkinan tidak akan dapat menemukan sebuah perusahaan yang memproses datanya dengan cara yang sama persis seperti yang diuraikan disini. Model yang kita lihat adalah model yang umum, yang cocok dengan kebanyakan perusahaan jika dilihat secara umum.
Tinjauan Sistem
Diagram arus data atau DFD mendokumentasikan system dengan cara yang hierarkis dan diagram di bawah mencerminkan tingkat yang tertinggi. Diagram ini disebut diagram konteks karena ia menyajikan system dalam konteks lingkungan.
Seluruh system ditunjukkan oleh kotak kecil yang diberi label “distribution system” yang berada ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.
Unsur-unsur lingkungan lingkungan dari system distribusi meliputi customers, suppliers, material stockroom dan management. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para customers cukup mirip dengan arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para suppliers – nya. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya disebut sales orders atau pesanan penjualan sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut purchase order atau pesanan pembelian. Dalam beberapa kasus, perusahaan pertama-tama mendapatkan komitmen terlebih dahulu dari para pemasoknya sebelum pesanan pembelian dibuat. Perusahaan dapat mengirimkan rejected sales order notices atau pemberitahuan penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya – mungkin karena peringkat kredit mereka yang buruk. Baik perusahaan maupun pemasoknya menggunakan invoices atau faktur untuk memberitahukan kepada para pelanggan berapa banyak jumlah yang terutang dan laporan saldo atau statement untuk menagih tagihan yang belum dibayar. Terakhir baik perusahaan maupun para customers harus melakukan payments atau pembayaran atas pembelian yang mereka lakukan. Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan akuntansi standar.
Semua kecuali arus data dari supplier ke distribution system yang berjudul shipment atau pengiriman dan arus dari system ke material stockroom, yang berjudul stock atau persediaan terdiri atas sumber daya-sumber daya maya (virtual). Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan sumber daya fisik maupun maya.
C. Subsistem-Subsistem Utama dari Sistem Distribusi
Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem – unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu mempelajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan. Kita dapat mencapai hal ini dengan mengidentifikasikan tiga subsistem utama dalam figur dibawah dalam sebuah diagram Nomor 0.
Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor dalam figure dibawah. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan fill order atau pemenuhan pesanan, yang kedua dengan order replenishment stock atau memesan persediaan pengganti, dan yang ketiga dengan maintain general ledger atau memelihara buku besar perusahaan
D. Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
Figur dibawah menunjukkan empat system utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; order entry atau entri pesanan, inventory atau persediaan, billing atau penagihan, dan accounts receivable atau piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan atau sales order ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat invoices atau faktur customers dan sistem piutang dagang (account receivable system) menagih uang dari customers.
Figur ini adalah perluasan dari proses 1 dalam diagram nomor 0. Karena alasan ini, maka disebut sebagai diagram nomor 1. Angka nomor mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat yang lebih tinggi. Kini kita dapat menjelaskan bagaimana nama diagram nomor 0 berasal. Karena diagram konteks hanya terdiri atas satu symbol proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang dapat dijadikan sebagai referensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya disebut sebagai diagram nomor 0.
Anda akan melihat bahwa beberapa panah terhubung pada lingkaran-lingkaran kecil dengan angka didalamnya. Lingkaran tersebut adalah konektor yang menunjukkan arus data ke DFD-DFD yang lain. Angka-angka tadi mengidentifikasikan nomor system dari DFD yang lain. Sebagai contoh, arus data yang bernama recievables ledger data atau data buku besar piutang dagang terhubung ke- proses 3, yaitu proses yang memelihara buku besar.
E. Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti
Dengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan dalam figure dibawah dan disebut diagram nomor 2. System pembelian (purchasing system) menerbitkan purchase orders atau pesanan pembelian kepada supplier atau pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan payments atau pembayaran.
F. Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar
Sistem buku besar adalah sistem (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menghubungkan data dari system-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger).
Terdapat dua subsistem yang terkait. System memperbarui buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. System pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.
G. Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif
Bukanlah suatu kebetulan bahwa system pemrosesan transaksi adalah system informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, system ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Terdapat aktivitas penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.
Sistem Pemrosesan Transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan.
System distribusi terdiri atas tiga proses utama: memenuhi pesanan pelanggan memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar. Pemrosesan pesanan melibatkan suatu siste entri pesanan, system persediaan terdiri atas system penagihan, dan system piutang dagang, system utang dagang,. Sistem buku besar terdiri atas dua system utama : memperbarui system buku besar dan system pembuatan laporan manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, Jr.,Raymond;Schell, George P.2011. Sistem Informasi Manajemen edisi 10.Jakarta:Salemba empat
Komentar
Posting Komentar