AUDIT MALAM (NIGHT AUDIT)

pada tanggal

Night Auditor adalah seseorang yang bertugas meneliti hasil posting revenue semua shift pada hari yang sama. Hasil posting harus balance antara sistem serta bukti fisik. Night Auditor bisa dari bagian Accounting Departement ataupun Front Office Departement, tinggal kebijakan management untuk segi penempatan. Melakukan close cashier pada malam hari setelah semua diteliti. Menjalankan pergantian hari pada system atau sering di sebut running system. Menyusun laporan revenue harian untuk dilaporkan terhadap management.
 

Job Desk Night Auditor :

1. Mengumpulkan laporan-laporan per kasir masing-masing outlet. Untuk dilakukan check balance kan antara system dengan bukti posting fisik. Check metode pembayarannya. Memastikan bahwa bill keeluruhan sudah close / balace antara posting revenue dan payment.
2. Print keseluruhan report EDC machine dan dicocokan dengan sale draft. Setelah semua balance, melakukan settlement transaction pada EDC keseluruhan.
3. Check revenue yang akan dijalankan agar tidak terjadi rebate dikemudian hari. Memastikan bahwa revenue yang dijalankan sesuai dengan payment guarantee.
4. Memback up data daily revenue pada system, Melakukan Night Audit running.
5. Membuat laporan hasil running harian. Berupa : Daily Room Revenue, Outlet Discount, Comparison with Other. Untuk dilaporkan kepada management. Serta memberikan bukti fisik posting revenue kepada Income Auditor untuk disimpan.

Jenis Laporan Night Audit :
Laporan - laporan yang dibuat oleh Night Audit ditujukan kepada :
  1. General Manager
    ¨ Daily Report
    ¨ Forecast Report
    ¨ Expected arrival/VIP Arrival
    ¨ VIP in House List
    ¨ House Use / Complimentary List
  2. Controller
    ¨ Daily Report
    ¨ Expected arrival
    ¨ VIP in House List
    ¨ House Use /Complimentary
    ¨ Room Revenue Report
    ¨ Market Segmen Report
    ¨ Room Rate Checking Report
    ¨ Room Charges Posted
    ¨ Variance/Report No Rates
  3. Sales and Marketing (Director of Sales)
    ¨ Daily Report
    ¨ Expected arrival/VIP Arrival
    ¨ Source of Booking Report
    ¨ Geograpical Origin of Business
    ¨ Booking Report
    ¨ No Show Report
  4. Food & Beverage Manager
    ¨ Daily Report
    ¨ Forecast Report
    ¨ Expected arrival/VIP Arrival
    ¨ VIP in House List
    ¨ Departure List
  5. Rooms Division
    ¨ Daily Report
    ¨ Forecast Report
    ¨ Expected arrival/VIP Arrival
    ¨ VIP in House List
    ¨ Departure List
  6. Front Office / Reservation Manager
    ¨ Daily Report
    ¨ Room Forecast Report
    ¨ Expected arrival/VIP Arrival
    ¨ House Use / Complimentary Report
    ¨ Vacant Room Report
    ¨ No Show Report
    ¨ Source of Booking Report
    ¨ Geograpical Origin of Business
    ¨ Occupancy Analysis
    ¨ Suite Blocking Chart
Job Descripton
Night duty manager
Jabatan : Night Duty Manager
Bertanggung jawab kepada : Room Division Manager
Departemen : FO
Daerah kerja : Hotel Area
Tugas Pokok
  1. Koordinasi seluruh kegiatan operasional hotel pada malam hari.
  2. Mengawasi jalannya operasional hotel secara keseluruhan pada malam hari.
Tanggung Jawab
  1. Menjaga agar pelayanan tamu, seluruh operasional berjalan dengan baik pada malam hari.
  2. Menangani masalah tamu sakit dan memerlukan dokter.
  3. Menangani masalah kehilangan bagian tamu.
  4. Menyelesaikan keluhan tamu yang timbul karena pelayanan dan fasilitas hotel.
  5. Mengontrol, menegur, dan mengarahkan karyawan yang tidak disiplin.
  6. Melaporkan kerusakan peralatan dan fasilitas hotel kepada repair & maintenance.
  7. Memberikan usulan atau saran kepada manajemen agar pelayanan di hotel lebih baik.
  8. Koordinasi dalam pengamanan hotel dan tamu dari bahaya kebakaran.
  9. Membantu tamu dengan grand master key karena kunci tamu tertinggal di kamar.
  10. Membuat laporan kejadian selama dinas di malam hari.
  11. Bekerja sama dengan staff travel dan rumah sakit demi pelayanan tamu.
Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah : (SOP)

-Melengkapi semua posting masuk
-Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan
-Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu
-Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar
-Memposting harga kamar ditambah pajak
-Mempersiapkan laporan harian
-Mencatat pembayaran uang muka
-Membuat back-up laporan
-Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan

Komentar

Posting Komentar